研究生工作办公室常见事务办理流程

教学培养类

一、注册报到

在学校规定时间内交清学费和住宿费→带学生证到学院307办公室报到注册

二、请假

在研究生院网站上下载并填写“437必赢会员中心研究生请假审批表” →根据请假时间长短找相关院领导签字→将表格交到学院307办公室→请假期满到学院307办公室销假

三、办理缓修缓考

开学两周内在研究生院网站上下载并填写“437必赢会员中心研究生缓修缓考申请表”→到学院307办公室签字→到学院205办公室盖章→到开课学院找授课教师签字并盖章→将表格交到研究生院209办公室

四、公共英语免修

按照公共英语免修通知要求准备相关证明材料→学院307办公室

五、补办学生证

每周二、周四带身份证、本人校园卡（需代办的请携带委托书及代办人身份证校园卡复印件）、费用20元/证→工学部一站式服务中心办理

六、办理休学、保留学籍、复学、退学

在研究生管理信息系统提交申请并打印表格→导师签署意见→学院分管领导签字→到学院205办公室盖章→交到学院307办公室

七、办理保留入学资格、恢复入学资格

在研究生院网站上下载并填写相关申请表格→学院分管领导签字→到学院205办公室盖章→将表格及相关证明材料交到研究生院203办公室

八、办理转专业转导师

在研究生管理信息系统提交申请并打印表格→转出导师和转入导师签署意见→学院分管领导签字→到学院205办公室盖章→交到学院307办公室

九、开题报告、中期分流

由导师组织开题、中期考核→在研究生管理信息系统提交相关表格→导师及相关老师签字→交给各班班长→以班为单位交到学院307办公室

十、博士生综合考试

在437必赢会员中心网站下载并填写《437必赢会员中心博士生综合考试申请表》→导师签字→将纸质版表格及发表资格论文的证明材料交到学院307办公室进行资格审查→通过后领取《437必赢会员中心博士学位课程综合考试表》→参加由各专业组织的综合考试→将表格交到学院307办公室备案

十一、毕业

学硕申请流程：在规定时间内携带资格论文原件到学院307办公室进行审核→领取相关毕业材料→在研究生管理信息系统里提交毕业申请（学院审核）→学生科研成果申请（导师审核）→论文重复率检测申请（学院审核）→论文评阅申请（学院审核）→论文答辩申请（学院审核）

专硕申请流程：在规定时间内到学院307办公室领取相关毕业材料→在研究生管理信息系统里提交毕业申请（学院审核）→论文重复率检测申请（学院审核）→论文评阅申请（学院审核）→论文答辩申请（学院审核）

博士申请流程：在规定时间内携带资格论文原件到学院307办公室进行审核→领取相关毕业材料→在研究生管理信息系统里提交毕业申请（学院审核）→预答辩申请（学院审核）→学生科研成果申请（导师审核）→论文重复率检测申请（学院审核）→论文评阅申请（学院审核）→论文答辩申请（学院审核）

十二、结业

登录研究生管理信息系统提交结业申请并打印→导师及学院分管领导签字→下载离校程序单并办理离校手续→将结业申请表及离校程序单交到学院307办公室

十三、排课

硕士研究生的一级学科通开课由一级学科点负责人安排，专业必修课由各系根据培养方案进行安排；博士课程由各学科点负责人统一安排

开设培养方案中已有的选修课由教师向所在系申报→各系审核通过→报学院统一安排

开设培养方案中没有的选修课由教师在研究生院网站上下载并填写“437必赢会员中心研究生课程开设申请表”→向所在系申报→各系审核通过→学院分管领导签字→学院学评委负责人签字→报研究生院审核

各系、学科点负责人应于每年5月中旬、12月中旬将确定好的专业课程计划表报送学院307办公室，由研究生工作办公室汇总后报研究生院，由研究生院统筹安排教室

十四、调课

在研究生院网站上下载并填写“437必赢会员中心研究生调停课申请审批表”→学院分管领导签字→交到学院307办公室

十五、修改、补录成绩

在研究生管理信息系统里提交修改成绩申请→学院网站上下载并填写“437必赢会员中心研究生补录/修改成绩申请表”→任课教师签字→学院分管领导签字→学院205办公室盖章→交到研究生院209办公室

党建类

一、党员证明

（一）材料接收单位提供证明模板→至学院307核实党员身份及实际表现，签字→学院205办公室盖党章

（二）材料接收单位无证明模板→至学院307核实党员身份及实际表现→学院205办公室组织员处开具党员信息采集表

二、党员材料缺失情况说明：

携带能够说明具体情况的书面材料至学院307办公室→核实党员身份并了解原因→开具情况说明并签字→学院205办公室盖党章

• 组织关系介绍信补办

携带能够说明具体情况的书面材料至学院307办公室→核实党员身份并了解原因→学院205办公室或校组织部108办公室申领补办申请表→带原介绍信、申请表、需补交的党费至学院205办公室组织员处办理

• 党员预备期表现证明：

携带材料接收方提供的介绍信或其他说明材料至学院307办公室→核实党员身份以及实际表现→出具证明并签字→前往205办公室盖党章

• 党员档案借出或查看：

联系所在党支部书记说明需借出或查看的原因→本人或支部书记至学院307办公室开具档案借出/查看介绍信→前往205盖章→支部书记前往本科生院南楼就业指导中心档案室借出/查看档案

奖助贷补类

一、奖学金

    根据学校、学院、班级通知，准备评奖材料→导师签字→提交班级评审会审核→提交院评审会审核评选→结果公示→奖金发放

二、三助岗位申请

根据岗位要求填写三助岗位申请表→至学院307办公室提交申请→审核谈话、表格签字→学院205办公室盖章→岗位选派→各岗位根据实际工作情况进行酬劳发放

三、贫困生申请

根据学校工作安排，个人提交申请→至学院307办公室审核谈话→研究生党总支研讨→小范围结果公示及上报

四、校园地贷款申请

根据学校工作安排，个人提交申请（一般为每年9月份）→至学院307办公室审核→提交材料

五、评奖评优

根据学校工作安排，个人提交申请→导师签字→提交班级评审会审核→提交院评审会审核评选→结果公示→奖励发放

就业类

一、就业推荐表

学生本人在就业系统中填写→联系学院辅导员审核→自行排版打印→导师签字→至学院307办公室签字、盖就业推荐章→至学院205办公室盖学院章

二、就业协议书（三方）

用人单位在就业系统中发起网签邀约→学生本人接受网签邀约→系统生成三方→联系用人单位或学院辅导员打印→至学院307办公室签字、盖签约章

三、违约

（原则上不应违约，如遇特殊情况，学生只能办理一次违约）

本人撰写毕业去向变更申请，导师同意并签字→获得签约单位解除协议的书面公函并退回原签订的就业协议书（4联）→就业系统填写违约申请，说明违约原因→打印《毕业去向变更申请表》→携带上述所有材料，交至学院307办公室→院党委审核→学生持原单位的解约函、新单位的接收函、学院已签字盖章《毕业去向变更申请表》到就业中心审核并通过→与新用人单位签约

四、改派

（一）派遣前已落实工作

准备原就业报到证有色联、与原单位解除协议的书面函（或离职证明）、新单位的有效接收函（可在就业信息网常用下载中下载“员工录用通知书（改派必备）”）、就业协议或劳动合同→学生在就业系统里点击“改派”更新毕业去向→到就业中心207办公室审核并修改数据，进行个人办理《就业报到证》申请→到湖北省高等学生毕业生就业指导服务中心办理新的《就业报到证》

（二）派遣前未落实工作

准备原就业报到证有色联、新单位的有效接收函（可在就业信息网常用下载中下载“员工录用通知书（改派必备）”）、就业协议或劳动合同→学生在就业系统里点击“改派”更新毕业去向→到就业中心207办公室审核并修改数据，进行个人办理《就业报到证》申请→到湖北省高等学生毕业生就业指导服务中心办理新的《就业报到证》

五、档案缓寄

学生至307办公室领取档案缓寄申请表→自行填写→至学院307办公室签字→至学院205办公室盖章→交至本科生院南楼就业指导中心档案室。

日常事务类

• 报告厅、会议室、教室借用

学院307事务柜领取借用条并填写→审批老师签字（导师、教学秘书、辅导员）→学院205办公室办理并签字→交门房（报告厅需一式两份，同时上交至实验中心）→用完后复原场地环境

• 医保报销

    每年6月、12月根据学校统一安排，学生提交相关材料至学院307办公室审核、签字→学院205办公室盖章→按学校要求，学生到指定地点办理

• 在校表现鉴定

学生本人根据材料接收单位要求，撰写本人在校基本情况，需包括本人姓名、学号、政治面貌、年级、专业、导师以及其他基本情况（如思想品德、学术科研、实习实践、获奖经历、学生干部任职情况等）→学生携带介绍信或单位通知及本人在校基本情况，于学院307办公室审核并谈话→出具纸质鉴定并签字→学院205办公室盖章